Métiers de la formation
Formation Obligations de l'organisme de formation
Sécuriser les relations contractuelles de l'organisme de formation avec ses clients, ses sous-traitants et ses financeurs, et mettre ses documents administratifs et contractuels en conformité avec la réglementation.
Format
Intra-entreprise
Durée recommandée
≈ 7 à 14 heures
Démarrage
Sous 15 jours
Sur-mesure
Programme co-construit avec le formateur
Programme publié le
Formation animée par Romain Pigeaud, consultant expert en droit, financements et politiques de la formation professionnelle, après plus de vingt ans au Centre Inffo. Elle passe en revue les obligations de l'organisme de formation vis-à-vis de l'administration, du client, du stagiaire, des formateurs et des organismes financeurs, et mesure le risque de sanction en cas de manquement. Un cas pratique fil rouge sert de trame sur toute la journée : publicité, vente d'une action de formation, qualification d'une sous-traitance et constitution des pièces justificatives. Les participants repartent avec une grille de mise en conformité de leurs propres documents (CGV, bulletin d'inscription, devis, convention, contrat).
Pour qui ?
- ›Dirigeants et responsables d'organismes de formation ou de CFA
- ›Responsables administratifs et financiers en charge des conventions, de la facturation et des dossiers de financement
- ›Chargés de développement et commerciaux qui vendent des actions de formation à des entreprises ou à des particuliers
- ›Responsables qualité qui pilotent la certification Qualiopi et la conformité documentaire
Prérequis
- ›Exercer une fonction dans un organisme de formation ou un CFA (direction, administration, vente, qualité). Aucune formation juridique préalable n'est nécessaire.
Objectifs pédagogiques
- ›Identifier les obligations de l'organisme de formation vis-à-vis de l'administration, du client, du stagiaire, des formateurs et des financeurs
- ›Appliquer les règles de publicité et d'information précontractuelle propres à la formation professionnelle
- ›Rédiger et sécuriser les documents contractuels : CGV, bulletin d'inscription, devis, convention, contrat, avenant
- ›Qualifier une relation de sous-traitance et respecter les obligations qui en découlent
- ›Constituer les pièces justificatives attendues par chaque financeur et anticiper le contrôle de service fait
- ›Mesurer le risque de sanction en cas de manquement et mettre ses procédures internes en conformité
Programme détaillé
7 modules, construits autour de vos cas réels.
Durée recommandée ≈ 7 à 14 heures, modulable selon le rythme du groupe et vos contraintes intra-entreprise.
01Le cadre des obligations de l'organisme de formation
Chapitres- Situer les sources applicables : sixième partie du Code du travail, textes réglementaires, doctrine administrative
- Identifier les acteurs du contrôle et leurs prérogatives : Dreets, Opco, Caisse des dépôts, financeurs publics
- Respecter la déclaration d'activité, le bilan pédagogique et financier et les mentions obligatoires
- Cartographier les risques de sanction par type de manquement : refus de paiement, remboursement, sanction financière, caducité de la déclaration
- Articuler ces obligations avec les indicateurs du référentiel Qualiopi
02Publicité et information précontractuelle
Chapitres- Appliquer les règles de publicité propres à la formation : mentions interdites, présentation des résultats, indépendance des affirmations
- Faire jouer leur rôle aux CGV et au bulletin d'inscription et repérer les clauses qui posent problème
- Délivrer l'information due au bénéficiaire avant la contractualisation : programme, objectifs, modalités d'évaluation, tarifs, accessibilité
- Gérer la vente à un particulier : contrat obligatoire, délai de rétractation, acompte plafonné, échelonnement du paiement
03Contractualiser une action de formation
Chapitres- Choisir le bon support selon le client : bon de commande, devis approuvé, convention de formation, contrat avec un particulier
- Vérifier les mentions obligatoires de chaque document et les adapter selon le financeur
- Formaliser les modifications en cours d'exécution par avenant : dates, effectifs, durée, intervenant
- Intégrer les CGU de la Caisse des dépôts pour les actions financées par le CPF
- Traiter l'annulation et l'inexécution : conséquences légales, clauses de dédit et d'abandon, facturation des absences
- Mise en pratique : relire et corriger les clauses d'une convention et d'un devis à partir d'un cas concret
04Qualifier et sécuriser une relation de sous-traitance
Chapitres- Définir la sous-traitance dans le champ de la formation et la distinguer de ses alternatives : salariat, portage salarial, co-traitance
- Identifier les acteurs et leur responsabilité : maître d'ouvrage, donneur d'ordre, sous-traitant
- Appliquer les critères qui qualifient une relation de sous-traitance et repérer les situations à risque de requalification
- Respecter les obligations liées à la sous-traitance : contrat écrit, obligation de vigilance, information du client, exigences Qualiopi
- Connaître les spécificités de la sous-traitance dans le cadre du compte personnel de formation (CPF)
- Mise en pratique : qualifier une relation de sous-traitance à partir d'une situation réelle apportée par les participants
05Respecter les obligations vis-à-vis des financeurs
Chapitres- Connaître les modalités de paiement dispositif par dispositif : Opco, CPF via la Caisse des dépôts, France Travail, régions, Transitions Pro
- Constituer les pièces justificatives exigées : convention, feuilles d'émargement ou preuves de connexion, certificat de réalisation, factures
- Comprendre la notion de contrôle de service fait et ses conséquences sur le paiement
- Gérer la subrogation et la facturation à l'Opco, et anticiper les refus de prise en charge
- Répondre à une demande de remboursement ou de redressement après contrôle
06Respecter les obligations vis-à-vis du stagiaire et des formateurs
Chapitres- Appliquer le règlement intérieur et les règles d'accueil, d'évaluation et de remise de l'attestation de fin de formation
- Protéger les données personnelles des stagiaires : collecte, conservation, sous-traitants numériques
- Contractualiser avec un formateur salarié ou indépendant et fixer la propriété des supports pédagogiques
- Prévenir les situations de prêt de main-d'œuvre illicite et de travail dissimulé avec les intervenants externes
07Mettre ses documents et ses procédures en conformité
Chapitres- Auditer ses documents à partir d'une grille de lecture : CGV, bulletin d'inscription, devis, convention, contrat, avenant
- Formaliser une procédure interne de traitement d'une commande, de la proposition à l'archivage du dossier
- Préparer un contrôle de la Dreets ou d'un financeur : pièces à tenir, délais, droits de l'organisme
- Construire un plan d'action priorisé de mise en conformité pour son organisme
- Cas pratique fil rouge de synthèse : sous-traitance, publicité, vente d'une action de formation et pièces justificatives
Moyens & supports pédagogiques
- Accueil des stagiaires
- Supports de formation projets
- Apports théoriques et pratiques
- Études de cas concrets
- Auto-positionnement
- Accès en ligne aux ressources
Évaluation & suivi des acquis
Feuille de présence
Émargement des stagiaires en présentiel ou à distance, via support papier ou signature électronique.
Émargement sécurisé
Signatures électroniques collectées en ligne et conservées dans un coffre-fort numérique sécurisé par Dendreo.
Auto-positionnement
Évaluation du niveau des stagiaires en début et en fin de formation pour mesurer la progression.
Évaluations pédagogiques
Validation des acquis par des questions orales ou écrites tout au long de la formation.
Mises en situation
Exercices pratiques et cas concrets pour ancrer les compétences dans la réalité métier.
Attestation de fin de formation
Remise d'une attestation officielle à l'issue de la formation.
Délai d’accès
Sous 15 jours après validation du devis
Accessibilité PSH
Adaptations possibles en situation de handicap. En savoir plus
Questions fréquentes
Ce que les entreprises demandent avant de se lancer.
Qui anime la formation ?
Romain Pigeaud, consultant expert en droit, financements et politiques de la formation professionnelle. Il a exercé plus de vingt ans au Centre Inffo comme expert sur le droit, les financements et les politiques de formation et d'apprentissage, où il a formé des organismes de formation, des CFA, des Opco et des services de l'État. Il est l'auteur de nombreuses fiches pratiques et articles de veille juridique sur le secteur et intervient aussi auprès du Cedefop sur les politiques d'apprentissage en Europe.Peut-on travailler sur les documents de notre propre organisme pendant la session ?
Oui, c'est l'intérêt du format intra. Les participants apportent leurs CGV, leur bulletin d'inscription, un modèle de convention et un contrat de sous-traitance. Le cas pratique fil rouge s'appuie sur ces documents pour repérer les clauses manquantes, les mentions à corriger et les points qui exposeraient l'organisme lors d'un contrôle. Les documents restent confidentiels au groupe.Quelle différence avec un audit de conformité ?
La formation transmet la méthode et les repères pour que l'équipe sache elle-même sécuriser ses pratiques et ses documents au quotidien. Un audit de conformité est une prestation distincte, réalisée sur pièces par le consultant, avec un rapport et un plan d'action. Beaucoup d'organismes enchaînent les deux : la formation d'abord pour partager le vocabulaire et les règles, puis un audit ciblé sur les documents les plus sensibles.La formation aborde-t-elle la préparation de l'audit Qualiopi ?
Le référentiel Qualiopi est mobilisé comme fil de lecture dans plusieurs modules, en particulier sur l'information du public, la contractualisation et la sous-traitance, qui correspondent à des indicateurs contrôlés lors de l'audit. La formation ne remplace pas une préparation complète à la certification, mais elle sécurise les pièces contractuelles et administratives que l'auditeur demande systématiquement.
Prochaine étape
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